商談の日程調整を自動にする方法と手順

商談の日程調整を自動にするには、自分のカレンダーの空き時間だけを表示する「予約ページ」を作り、その URL を相手に送ります。相手が枠を選んだ時点で予定が確定し、カレンダーへの登録、会議 URL の発行、確認とリマインドのメールまでが人の手を通さずに進みます。

日程調整で時間がかかっている作業

メールでの日程調整は、1 件あたりの作業が少なく見えても、件数が増えると担当者の時間を大きく取ります。自動にする前に、どの作業が減るのかを確かめておくと、設定の優先順位が決まります。

メールで日程を決める場合の文面は、日程調整のメール例文にまとめています。件数が少ないうちはメールでも回りますが、月に 10 件を超えるあたりから、自動にした方が手間と取りこぼしが減ります。

自動にする手順

1. 受け付ける商談の種類を決める

最初に「何の予約を受けるか」を 1 つ決めます。初回の無料相談、サービス説明、契約前の打ち合わせなど、所要時間と目的が違うものは、別々の予約ページにした方が相手も選びやすくなります。

決めておくことは次の 4 つです。

• 予約ページの名前（例：無料相談 30 分）
• 所要時間（30 分、60 分など）
• 場所（オンラインか、対面か）
• 予約の前に聞いておきたいこと（会社名、相談したい内容など）

2. カレンダーをつなぐ

予約ページに出す空き時間は、担当者のカレンダーから取ります。Google カレンダーか Microsoft 365（Outlook）をつなぐと、すでに予定が入っている時間は自動で予約できなくなります。手で空き時間を入力する方法は、予定が変わるたびに直す手間が残るため、おすすめしません。

3. 受け付ける時間と余白を決める

カレンダーが空いていても、商談を受けたくない時間はあります。次の項目を決めておくと、無理な予定が入るのを防げます。

4. 会議 URL と確認メールを自動にする

オンラインの商談なら、予約が入ったときに会議 URL を自動で作る設定にします。Madoake では、Google カレンダーをつないだ担当者は Google Meet、Microsoft 365 をつないだ担当者は Teams の会議 URL が自動で作られ、相手への確認メールとカレンダーの予定の両方に入ります。Zoom を使う場合は、固定の会議 URL を設定しておく方法になります。

確認メールには、日時・所要時間・会議 URL・キャンセルや変更の方法を入れます。前日や当日のリマインドも自動にしておくと、うっかり忘れによる欠席が減ります。

5. 複数の担当者で受けるなら振り分けを決める

営業や相談の担当が複数いる場合は、誰が受けるかの決め方を選びます。

• 順番に割り振る（ラウンドロビン）：担当者の空きを合わせて表示し、予約が入った順に割り振ります。特定の人に偏らないようにしたいときに向きます。
• 決まった担当者が受ける：担当者ごとに別の予約ページを作ります。
• 全員で受ける：社内の複数人が同席する打ち合わせに使います。

6. 予約ページの URL を送る・置く

作った予約ページの URL を、相手に送るか、自社のサイトや資料に置きます。

• メールの本文や署名に入れる
• 自社サイトの「無料相談」ボタンのリンク先にする
• セミナーのお礼メールやアンケートの最後に入れる
• 資料や名刺に QR コードで載せる

URL だけを送ると、相手に調整を任せたように受け取られることがあります。送るときの一言は、日程調整のメール例文の「予約ページの URL を送る」を参考にしてください。

自動にした後に見直すこと

予約ページを使い始めて 1 か月ほどたったら、次の 3 点を見直します。

• 予約が入っている曜日と時間帯：入らない時間帯は受付から外し、入りやすい時間帯を増やします。
• 予約の前に聞いている質問：答えが毎回同じ質問や、商談で使っていない質問は外します。項目が少ないほど、予約の途中でやめる人が減ります。
• 当日の欠席：欠席が多いなら、リマインドの文面に当日の流れや準備を足し、前日に確認できるようにします。

どこから予約が来たかも記録する

予約ページを複数の場所に置くと、どこからの予約が多いのかを知りたくなります。配る場所ごとに URL を分けておくと、メール・セミナー・自社サイトのどこから来た予約かを比べられます。Madoake では、配る場所ごとの追跡リンクや QR コードを作り、予約ごとに流入元を記録します。

問い合わせやセミナーとつなげる

商談の予約は、問い合わせフォームやセミナーの後に入ることが多くあります。

• 問い合わせフォームに回答した人を、そのまま予約ページに案内する
• セミナーの終了後に、個別相談の予約ページを案内する

この流れを 1 つのツールで受けると、「どのセミナーに出た人が商談に進んだか」まで追えます。セミナーの申込の受け方はセミナーの申込フォームの作り方に、コンサルティング会社での使い方はコンサル・IT 企業向けの使い方にまとめています。

AI に予約ページを作ってもらう

Madoake を Claude や ChatGPT などの AI につなぐと、「平日 10 時から 17 時、30 分の無料相談の予約ページを作って」と頼むだけで、予約ページの下書きを作れます。公開は内容を確かめてから人が行います。つなぎ方は AI 連携の説明にあります。

料金の目安

Madoake は、予約ページ 1 つ・月 30 件までならフリープラン（0 円）で使えます。担当者が複数いる場合や、予約ページを分けたい場合は、スタンダードプラン（月 3,000 円・税抜）になります。14 日間はすべての機能を無料で試せます。

よくある質問

相手がカレンダーの予約ページに慣れていなくても大丈夫ですか

予約ページは、日付と時間を選んで名前とメールアドレスを入れるだけで完了します。アカウントの登録は要りません。心配な相手には、メールの本文で「ご都合のよい枠を選ぶだけで確定します」と一言添えると伝わりやすくなります。

予約が入ったあと、相手の都合で日時を変えたいと言われたら

確認メールの「日程の変更・キャンセル」の案内から、相手が自分で変更やキャンセルをできます。担当者の側で調整する場合は、管理画面から予約を確認して、改めて予約ページの URL を送ります。

同じ時間に 2 件の予約が入ることはありませんか

カレンダーをつないでいれば、すでに予定がある時間は予約ページに出ません。予約が入った時点でカレンダーに予定が入るため、同じ枠に 2 件入ることはありません。

対面の商談にも使えますか

使えます。場所を対面にすると、会議 URL の代わりに住所や案内を確認メールに入れられます。移動の時間は、予定の前後の余白で確保します。