セミナーのリマインドメール例文と送るタイミング

セミナーのリマインドメールは、前日と当日 1 時間前の 2 回を基本にし、件名に日時、本文の最初に参加 URL を置くと、当日の欠席と「URL が分からない」という問い合わせが減ります。この記事では、場面ごとにそのまま使える例文をまとめました。【】の部分を書き換えて使ってください。

リマインドメールに入れる項目

リマインドメールは、申込完了メールを探さなくても参加できるように、それだけで完結させます。

送るタイミング

申込から開催まで 3 日以内なら、1 週間前の分は不要です。前日のリマインドだけでも、送るかどうかで当日の出席は変わります。

例文 1：1 週間前のリマインド

件名：【1 週間後】【セミナー名】11 月 19 日（木）14:00〜のご案内

【氏名】様

【会社名】の【担当者名】です。
【セミナー名】へのお申し込み、ありがとうございます。
開催まで 1 週間となりましたので、改めてご案内いたします。

日時：11 月 19 日（木）14:00〜15:00
場所：オンライン（Zoom）
参加 URL：【参加 URL】

お手数ですが、カレンダーにご登録いただけますと幸いです。
当日は、【セミナーで話すことの要点】についてお話しします。
事前に聞いておきたいことがあれば、このメールにご返信ください。

ご都合が悪くなった場合は、こちらからキャンセルできます。
【キャンセルの URL】

例文 2：前日のリマインド

前日のメールは、当日の流れと準備を中心に書きます。

件名：【明日 14:00 開始】【セミナー名】参加 URL のご案内

【氏名】様

【会社名】の【担当者名】です。
明日開催の【セミナー名】のご案内です。

日時：11 月 19 日（木）14:00〜15:00（13:50 から入室できます）
参加 URL：【参加 URL】

当日の流れ
・14:00〜14:40　講演
・14:40〜15:00　質疑応答

ご準備いただきたいこと
・Zoom が使えるパソコンかスマートフォン
・音声が聞こえる環境（イヤホンがあると聞き取りやすくなります）

カメラはオフのままでかまいません。
質問はチャットで受け付けます。

ご都合が悪くなった場合は、こちらからキャンセルしてください。
【キャンセルの URL】

当日の連絡先：【電話番号またはメールアドレス】

例文 3：当日 1 時間前のリマインド

当日のメールは短くし、参加 URL を一番上に置きます。

件名：【本日 14:00 開始】【セミナー名】の参加 URL

【氏名】様

本日 14:00 から【セミナー名】を開催します。
13:50 から入室できます。

参加 URL：【参加 URL】

入れない場合は、【連絡先】までご連絡ください。

例文 4：会場で開くセミナーの前日リマインド

会場のときは、住所・地図・受付の場所・持ち物を書きます。

件名：【明日 14:00 開始】【セミナー名】会場のご案内

【氏名】様

【会社名】の【担当者名】です。
明日開催の【セミナー名】のご案内です。

日時：11 月 19 日（木）14:00〜15:30（13:30 受付開始）
会場：【会場名】【階・部屋】
住所：【住所】
地図：【地図の URL】
最寄り駅：【駅名】から徒歩【分】分

受付で、お名前をお伝えください。
名刺を 1 枚お持ちいただけますと助かります。

当日の連絡先：【電話番号】

例文 5：開始直後に入室していない人への案内

ウェビナーのツールで入室した人が分かる場合は、開始 5 分後に、まだ入っていない人へ短い案内を送ります。責める言い方は避け、URL だけを届けます。

件名：【開始しました】【セミナー名】

【氏名】様

【セミナー名】を開始しました。
途中からでもご参加いただけます。

参加 URL：【参加 URL】

本日ご参加が難しい場合は、後日、資料と録画をお送りします。

録画を送る場合の文面は、終了後のお礼メールと分けて送るより、お礼メールの中に「ご欠席の方へ」として入れた方が、送る手間が減ります。

件名の書き方

リマインドメールは、件名だけで「いつの、何のメールか」が分かるようにします。

• 先頭に【明日 14:00 開始】【本日 14:00 開始】のように、いつの話かを書く
• セミナー名を入れる（同じ日に複数のセミナーに申し込んでいる人もいます）
• 「重要」「必ずお読みください」のような強い言葉は使わない

リマインドを自動で送る

リマインドを毎回手で送ると、申込者の一覧から宛先を作り、参加 URL を貼り、送信の時刻を合わせる作業が回ごとに発生します。申込を受けるツールの側でリマインドを送るようにしておくと、この作業がなくなり、送り忘れも起きません。

Madoake のセミナーでは、申込完了メールに加えて、開始 24 時間前のリマインドメールを申込者全員に自動で送ります。メールには参加 URL と申込内容の確認・キャンセルの案内が入ります。それ以外のタイミング（1 週間前や当日）に送りたい場合は、申込者の一覧を書き出して、お使いのメール配信ツールから送ります。

申込フォームの作り方はセミナーの申込フォームの作り方に、セミナーを毎月開く会社での使い方はセミナーを開く会社向けのページにまとめています。セミナーの後に個別相談を受ける方法は、商談の日程調整を自動にする方法を参考にしてください。

よくある質問

リマインドは何回送ればよいですか

前日と当日の 2 回が基本です。申込から開催まで 1 週間以上ある場合は、1 週間前を足して 3 回にします。それ以上送ると、配信停止やキャンセルが増えることがあります。

リマインドを送るとキャンセルが増えませんか

キャンセルの方法を書くと、参加できない人が取り消すので、見た目のキャンセルは増えます。ただ、その分の席が空き、当日の出席者の割合はかえって上がります。定員のあるセミナーでは、空いた席に次の人が申し込めます。

参加 URL は申込完了メールにも書くべきですか

書いておきます。リマインドを見落とす人もいるため、申込完了メールとリマインドの両方に同じ URL を入れておくと、当日の問い合わせが減ります。

有料のセミナーでも同じ文面でよいですか

同じ文面でかまいません。有料の場合は、領収書の受け取り方とキャンセルしたときの返金の扱いを、申込完了メールに書いておきます。