日程調整のメール例文｜候補日の出し方から確定まで

日程調整のメールは、候補日を 3 つ以上、曜日と時間帯つきで出し、所要時間と場所（オンラインか対面か）を最初に書くと、1 往復で決まりやすくなります。この記事では、そのまま使える例文を場面ごとにまとめました。【】の部分を書き換えて使ってください。

日程調整のメールで最初に書くこと

日程調整がこじれる原因の多くは、情報が足りずに聞き返しが起きることです。最初のメールに次の 5 つを入れておくと、相手は候補を見るだけで返事を書けます。

候補日は「11 月 10 日（火）14:00〜15:00」のように、日付・曜日・開始と終了の時刻をそろえて書きます。「午後ならいつでも」は相手が考える手間が増えるので避けます。

例文 1：こちらから候補日を出す

いちばんよく使う形です。候補は 3〜5 つ、なるべく別の曜日にばらして出します。

件名：【お打ち合わせ日程のご相談】【会社名】【氏名】

【相手の会社名】
【相手の氏名】様

いつもお世話になっております。【会社名】の【氏名】です。

先日お話しした【目的】について、30 分ほどお時間をいただけますでしょうか。
オンライン（Google Meet）でお話しできればと考えております。

以下の日程でご都合のよいものがあれば、お知らせください。

・11 月 10 日（火）14:00〜14:30
・11 月 12 日（木）10:00〜10:30
・11 月 13 日（金）16:00〜16:30

いずれも合わない場合は、ご都合のよい日時を 2〜3 つお知らせいただけますと幸いです。
お手数ですが、11 月 6 日（金）までにご返信いただけますと助かります。

よろしくお願いいたします。

例文 2：相手に候補日を出してもらう

相手が役職者や多忙な方のときは、先に相手の都合を聞く方が早く決まることがあります。その場合も、こちらの空いている範囲を書いておくと、合わない候補が返ってくるのを防げます。

件名：【お打ち合わせ日程のご相談】【会社名】【氏名】

【相手の氏名】様

いつもお世話になっております。【会社名】の【氏名】です。

【目的】について、60 分ほどお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。
来週（11 月 9 日〜13 日）の平日 10:00〜18:00 であれば、こちらはいつでも合わせられます。

ご都合のよい日時を 2〜3 つお知らせいただけますでしょうか。
決まりましたら、こちらから会議の URL をお送りします。

よろしくお願いいたします。

例文 3：相手から届いた候補に返信して確定する

確定のメールでは、決まった日時・所要時間・場所（会議 URL や住所）・当日の連絡先を 1 通にまとめます。相手が当日このメールだけを見れば参加できる形にしておくと、前日の確認の往復が要らなくなります。

件名：Re:【お打ち合わせ日程のご相談】日程確定のご連絡

【相手の氏名】様

ご返信ありがとうございます。
以下の日程で確定とさせていただきます。

日時：11 月 12 日（木）10:00〜10:30
場所：オンライン（Google Meet）
URL：【会議の URL】
当日の連絡先：【電話番号】（【氏名】）

当日は、【当日話したいこと・事前にご用意いただきたいもの】についてお話しできればと考えております。
どうぞよろしくお願いいたします。

例文 4：日程の変更をお願いする

こちらの都合で変えるときは、お詫びと理由を短く書き、新しい候補を必ず添えます。候補を出さずに「ご都合をお聞かせください」とだけ書くと、相手に調整の手間を押し戻すことになります。

件名：【日程変更のお願い】11 月 12 日（木）のお打ち合わせ

【相手の氏名】様

お世話になっております。【会社名】の【氏名】です。

11 月 12 日（木）10:00 からのお打ち合わせについて、こちらの都合で大変申し訳ございませんが、日程を変更させていただけますでしょうか。
【理由を 1 行で】

代わりの日程として、以下はいかがでしょうか。

・11 月 17 日（火）10:00〜10:30
・11 月 18 日（水）15:00〜15:30
・11 月 19 日（木）11:00〜11:30

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

例文 5：返事が来ないときの確認

返事の期限を過ぎても連絡がないときは、責める言い方を避け、候補をもう一度添えて送ります。候補日が過ぎていたら、新しい候補に差し替えます。

件名：Re:【お打ち合わせ日程のご相談】

【相手の氏名】様

お世話になっております。【会社名】の【氏名】です。

先日お送りした日程のご相談について、行き違いでしたら申し訳ございません。
改めて、以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

・11 月 18 日（水）14:00〜14:30
・11 月 19 日（木）10:00〜10:30

ほかの日時のほうがよろしければ、お知らせください。
よろしくお願いいたします。

例文 6：予約ページの URL を送る

候補日を書く代わりに、空いている時間から相手が選べる予約ページ（日程調整ページ）の URL を送る方法もあります。往復がなくなる一方で、URL だけを送ると相手に手間を押し付ける印象になることがあるので、ひとこと添えます。

件名：【お打ち合わせ日程のご相談】【会社名】【氏名】

【相手の氏名】様

いつもお世話になっております。【会社名】の【氏名】です。

【目的】について、30 分ほどお時間をいただけますでしょうか。
お手数をおかけしないよう、こちらの空いている時間を以下のページにまとめました。
ご都合のよい枠を選んでいただくと、その場で確定し、会議の URL もお送りします。

【予約ページの URL】

候補に合う時間がない場合は、このメールにご返信いただければ調整いたします。
よろしくお願いいたします。

予約ページの URL を送るときのマナーは、商談の日程調整を自動にする方法でも詳しく説明しています。

例文の使い分け

月に何件も日程調整をしている場合は、例文 6 の形に切り替えると、メールの往復と予定の入れ忘れがまとめて減ります。Madoake の予約ページは、担当者の Google カレンダーや Outlook の空きだけを出し、予約が入るとカレンダーへの登録と会議 URL の発行、確認メールまで自動で行います。セミナーのあとに個別相談を受ける流れは、セミナーを開く会社向けの使い方にまとめています。

よくある質問

候補日はいくつ出すのがよいですか

3〜5 つが目安です。2 つ以下だと合わない可能性が高く、6 つ以上だと相手が選ぶのに時間がかかります。同じ曜日に固めず、午前と午後も混ぜると決まりやすくなります。

候補日を出したあと、その時間はほかの予定を入れてよいですか

相手から返事が来るまでは、出した候補の時間を空けておくのが基本です。押さえておけない場合は「先着順で埋まる場合があります」と書き添えるか、空いている時間だけが表示される予約ページを使うと、二重に予定が入るのを防げます。

社内の打ち合わせでも同じ例文でよいですか

社内なら、敬語を減らし、目的・所要時間・候補日の 3 点だけで十分です。人数が多い社内の会議は、予定表の空き時間を見て決める方が早く決まります。

予約ページの URL を送るのは失礼になりませんか

URL だけを送ると、相手に調整を任せる印象になることがあります。例文 6 のように、相手の手間を減らすために用意したことと、合わなければ個別に調整することを書き添えれば、失礼にはなりません。